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BALANCE - OCTUBRE 2018 - JUNIO 2021

17 IMPLEMENTACIÓN 19 PLANES DE MEJORAMIENTO
ENFOCADOS A RESULTADOS
GESTIÓN DOCUMENTAL

Con esta estrategia se declaró la emergencia administrativa en la gestión En esta estrategia replanteamos completamente la forma de elaborar los
documental de la entidad, lo cual permitió implementar acciones enfocadas planes de mejoramiento, que buscan subsanar los hallazgos encontrados
a la organización del acervo documental, de acuerdo con los criterios de la por la Contraloría General de la República, mediante acciones específicas,
Ley General del Archivo (Ley 594 de 2000), y se implementó la aplicación orientadas hacia: i) subsanar completamente la situación observada;
de las tablas de retención documental - TRD. ii) implementar nuevos controles, que eviten que el riesgo se vuelva
a materializar; iii) y dar inicio a todas las acciones administrativas y
El Ministerio de Hacienda y Crédito Público entendió esta necesidad
urgente y asignó los recursos para contratar un proveedor experto, que a judiciales, para buscar recuperar los recursos públicos identificados bajo
partir del año 2020 empezó a desarrollar su gestión, para poner al día la riesgo de pérdida.
gestión documental histórica de la entidad. Mediante esta estrategia logramos que el Fondo Adaptación para el
año 2019, bajó de un promedio histórico de más de 60 hallazgos por año,
Fue a través del desarrollo de esta estrategia que la entidad logró agilizar
los tiempos de respuesta para la atención de requerimientos de consulta de los a apenas 9. Y obtuvo una calificación en cuanto a la efectividad del Plan de
expedientes, e incrementar la organización, cobertura y calidad de la información Mejoramiento del 95,5%, según el último informe de auditoría emitido por la
documental. Hoy, la entidad atiende oportunamente todos los PQRS, derechos de Contraloría General de la República.
petición y demás requerimientos de la comunidad en general, que normalmente pregunta
sobre información histórica.

20 GENERACIÓN DE CONFIANZA
CON ENTES DE CONTROL

18 FORTALECIMIENTO SISTEMA CONTROL Control es esencial para asegurar “Transparencia”; creemos que hoy es la entidad que
En el Fondo Adaptación, el control fiscal ejercido a través de los diferentes Entes de
INTERNO Y DE PLANEACIÓN
goza de mayor control, pues cuenta con la auditoría permanente de la Contraloría
General de la República a través de dos delegadas: i) Infraestructura, que durante
Es una de las estrategias esenciales en el Fondo Adaptación en donde dejamos el primer semestre de cada año realiza la visita que revisa los resultados
claro que el sistema de control interno de la entidad es responsabilidad de la vigencia del año anterior y durante el segundo semestre realiza una
de la Gerencia y por eso a través de ella, fortalecimos todas las líneas de auditoría especial enfocada hacia cualquiera de los siete (7) sectores o los
control, actualizamos frecuentemente la matriz de riesgos y controles y cuatro (4) macroproyectos y ii) la de Participación Ciudadana, que realiza
socializamos a través de capacitaciones a funcionarios y contratistas para seguimiento permanente y en tiempo real, a través del instrumento que
que las apropien; también, estructuramos los diferentes instrumentos, mensualmente le envía el Fondo, o mediante las audiencias, que se
que permitieron potencializar todas las instancias de control y el Comité hacen con las comunidades beneficiarias.
de Control Interno.
La Procuraduría General de la Nación nos acompaña en las mesas
Como hecho concreto a través del desarrollo de esta estrategia, de destrabe de los proyectos y en el seguimiento de los procesos de
logramos modificar la política de gestión de riesgos de la entidad y se contratación más importantes que adelanta la entidad. Y como si fuera
reformularon los riesgos asociados a proyectos y procesos de la entidad, poco, también nos auditan las Gerencias Departamentales de la Contraloría
así como los riesgos de corrupción. El fortalecimiento implicó robustecer y General de la República.
endurecer los controles y los mecanismos de verificación de materialización de los
riesgos. Así mismo, se logró un trabajo articulado con la Oficina de Control Interno que Un resultado concreto en el desarrollo de esta estrategia lo demuestran los
permitió que sus evaluaciones y recomendaciones se convirtieran en acciones específicas resultados entregados por la auditoría externa que también audita al Fondo Adaptación
para mejorar el control de los procesos y proyectos. JAHV McGregor S.A.S., en el marco de la Auditoria Técnica Integral y Preventiva –ATIP, que
para el año 2020, indicó que la percepción de “transparencia” que tienen los diferentes
Esta estrategia permitió mejorar en 37,5 puntos, la medición del Modelo Estándar de públicos que atiende el Fondo Adaptación, es de: “mejoramiento significativo”. El puntaje
Control Interno MECI, que se evalúa a través del FURAG, que para el año 2020 fue de 98,4 obtenido en la encuesta de 2020 fue de 13,39 sobre 15 puntos.
puntos, mientras que para el 2018 fue de 60,9 puntos.

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