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BALANCE - OCTUBRE 2018 - JUNIO 2021
17 IMPLEMENTACIÓN
GESTIÓN DOCUMENTAL
Con esta estrategia se declaró la emergencia administrativa en la gestión
documental de la entidad, lo cual permitió implementar acciones enfocadas
a la organización del acervo documental, de acuerdo con los criterios de la
Ley General del Archivo (Ley 594 de 2000), y se implementó la aplicación
de las tablas de retención documental - TRD.
El Ministerio de Hacienda y Crédito Público entendió esta necesidad
urgente y asignó los recursos para contratar un proveedor experto, que a
partir del año 2020 empezó a desarrollar su gestión, para poner al día la
gestión documental histórica de la entidad.
Fue a través del desarrollo de esta estrategia que la entidad logró agilizar
los tiempos de respuesta para la atención de requerimientos de consulta de los
expedientes, e incrementar la organización, cobertura y calidad de la información
documental. Hoy, la entidad atiende oportunamente todos los PQRS, derechos de
petición y demás requerimientos de la comunidad en general, que normalmente pregunta
sobre información histórica.
18 FORTALECIMIENTO SISTEMA CONTROL
INTERNO Y DE PLANEACIÓN
Es una de las estrategias esenciales en el Fondo Adaptación en donde dejamos
claro que el sistema de control interno de la entidad es responsabilidad
de la Gerencia y por eso a través de ella, fortalecimos todas las líneas de
control, actualizamos frecuentemente la matriz de riesgos y controles y
socializamos a través de capacitaciones a funcionarios y contratistas para
que las apropien; también, estructuramos los diferentes instrumentos,
que permitieron potencializar todas las instancias de control y el Comité
de Control Interno.
Como hecho concreto a través del desarrollo de esta estrategia,
logramos modificar la política de gestión de riesgos de la entidad y se
reformularon los riesgos asociados a proyectos y procesos de la entidad,
así como los riesgos de corrupción. El fortalecimiento implicó robustecer y
endurecer los controles y los mecanismos de verificación de materialización de los
riesgos. Así mismo, se logró un trabajo articulado con la Oficina de Control Interno que
permitió que sus evaluaciones y recomendaciones se convirtieran en acciones específicas
para mejorar el control de los procesos y proyectos.
Esta estrategia permitió mejorar en 37,5 puntos, la medición del Modelo Estándar de
Control Interno MECI, que se evalúa a través del FURAG, que para el año 2020 fue de 98,4
puntos, mientras que para el 2018 fue de 60,9 puntos.
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19 PLANES DE MEJORAMIENTO
ENFOCADOS A RESULTADOS
En esta estrategia replanteamos completamente la forma de elaborar los
planes de mejoramiento, que buscan subsanar los hallazgos encontrados
por la Contraloría General de la República, mediante acciones específicas,
orientadas hacia: i) subsanar completamente la situación observada;
ii) implementar nuevos controles, que eviten que el riesgo se vuelva
a materializar; iii) y dar inicio a todas las acciones administrativas y
judiciales, para buscar recuperar los recursos públicos identificados bajo
riesgo de pérdida.
Mediante esta estrategia logramos que el Fondo Adaptación para el
año 2019, bajó de un promedio histórico de más de 60 hallazgos por año,
a apenas 9. Y obtuvo una calificación en cuanto a la efectividad del Plan de
Mejoramiento del 95,5%, según el último informe de auditoría emitido por la
Contraloría General de la República.
20 GENERACIÓN DE CONFIANZA
CON ENTES DE CONTROL
Control es esencial para asegurar “Transparencia”; creemos que hoy es la entidad que
En el Fondo Adaptación, el control fiscal ejercido a través de los diferentes Entes de
goza de mayor control, pues cuenta con la auditoría permanente de la Contraloría
General de la República a través de dos delegadas: i) Infraestructura, que durante
el primer semestre de cada año realiza la visita que revisa los resultados
de la vigencia del año anterior y durante el segundo semestre realiza una
auditoría especial enfocada hacia cualquiera de los siete (7) sectores o los
cuatro (4) macroproyectos y ii) la de Participación Ciudadana, que realiza
seguimiento permanente y en tiempo real, a través del instrumento que
mensualmente le envía el Fondo, o mediante las audiencias, que se
hacen con las comunidades beneficiarias.
La Procuraduría General de la Nación nos acompaña en las mesas
de destrabe de los proyectos y en el seguimiento de los procesos de
contratación más importantes que adelanta la entidad. Y como si fuera
poco, también nos auditan las Gerencias Departamentales de la Contraloría
General de la República.
Un resultado concreto en el desarrollo de esta estrategia lo demuestran los
resultados entregados por la auditoría externa que también audita al Fondo Adaptación
JAHV McGregor S.A.S., en el marco de la Auditoria Técnica Integral y Preventiva –ATIP, que
para el año 2020, indicó que la percepción de “transparencia” que tienen los diferentes
públicos que atiende el Fondo Adaptación, es de: “mejoramiento significativo”. El puntaje
obtenido en la encuesta de 2020 fue de 13,39 sobre 15 puntos.
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