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BALANCE - OCTUBRE 2018 - JUNIO 2021

GERENCIAR LOS PROYECTOS A TRAVÉS
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9 OPTIMIZACIÓN DEL PROCESO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS PSA (PROJECT
SERVER ADMINISTRATION)
PAGOS “CENTRAL DE CUENTAS”

En la gestión financiera y en el ciclo de pagos, se adoptó una nueva Esta estrategia, enfocada a buscar que la entidad disponga de una
estrategia que permite contar con un modelo de responsabilidad transversal, infraestructura tecnológica de punta, nos permitió poner en completo
con dos características esenciales: i) todos los sectores y macroproyectos funcionamiento la herramienta PSA - Project Server Administration, a
hacen parte de la cadena de producción de la información, a través de través de la cual se gestionan los cronogramas de detalle de las obras
certificación de la pertinencia y exactitud de la misma; ii) Los interventores y se controla la ruta crítica de las mismas; además, se dispone de un
y supervisores se convierten en actores relevantes en la calidad de la “business inteligence” que nos permite determinar de manera temprana
información y en la oportunidad para la revelación de la misma. el efecto que se tiene por los retrasos en las obras, en cuanto a costo y
tiempo, y nos alerta para que empecemos a adelantar de forma oportuna
Con relación, al proceso de pagos, lo optimizamos a través de la los posibles procesos de incumplimiento. Hoy la entidad cuenta con un
creación de un grupo de trabajo que actúa como una “central de cuentas”, equipo PMO – Project Management Office - de seguimiento de proyectos,
que incorpora mayores puntos de control, estableció tiempos máximos por entrenado en la herramienta y especializado en gerencia de proyectos.
proceso de revisión, fortaleció la capacitación y el entrenamiento y aseguró
un único proceso de principio a fin. Con esta mejora estamos obteniendo La tecnología nos ha demostrado que es un excelente vehículo para alcanzar
tiempos de pago entre 18 y 30 días, algo nunca visto en la entidad, lo cual asegura los resultados, para el caso del Fondo Adaptación son más de 2.200 proyectos que
el flujo constante de recursos hacia los contratistas y evita la parálisis de las obras. hemos gestionado a través del PSA -, donde queda documentada toda la gestión de
conocimiento, para que la entidad aprenda sobre lo aprendido. Esta herramienta es una
A través de esta estrategia logramos crear un vehículo que transita en las dos vías: obligación contractual que se establece con todos los contratistas e interventores, y que
“contratista con flujo de fondos constante y el Fondo con flujo de obras terminadas asegura que todos manejemos la misma información, sobre cada uno de los proyectos en
constante”. Durante el año 2020, se realizaron pagos efectivos a contratistas por valor de ejecución.
$349 mil millones.

10 IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN 12 IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
INFORMACIÓN FINANCIERO – SIFA
PREDIAL Y CONTROL DE ACTIVOS

Para asegurar el registro oportuno de los predios que el Fondo Adaptación Con esta estrategia, también enfocada al fortalecimiento institucional
debe adquirir para desarrollar los proyectos, se estructuró una estrategia, que tecnológico, se logró la implementación de una herramienta que permite
consistió en conformar un equipo de trabajo experto, para que adelante las la administración de la cadena presupuestal y de pagos (Sistema de
acciones y trámites necesarios con aseguramiento del debido proceso, y Información financiera Fondo Adaptación SIFA), y además, ha permitido
así, contar con la disponibilidad de los bienes.
ordenar, depurar y optimizar la gerencia de información de la entidad y
Con el desarrollo de esta estrategia alcanzamos tres grandes alcanzar mayor efectividad en tiempos, en toda la cadena de contratación
objetivos: i) persuadir a los propietarios para que cedieran sus bienes a y de pagos.
través de una compensación económica y así alcanzar el bien común de Con la incorporación de estas tecnologías la entidad está mostrando
una región o del país; ii) adelantar los procesos agotando todas las etapas un mejor orden, control y visibilidad de la información, lo cual propicia un
que definen las disposiciones legales vigentes; y iii) se logró sanear los ambiente de transparencia.
estados financieros de la entidad, al incorporar toda la propiedad que se
ha adquirido desde que empezó la entidad. Fue a través de esta estrategia
que se cerró la gestión predial para las obras que se adelantan en Gambote,
Santa Lucía y Gramalote.

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