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BALANCE - OCTUBRE 2018 - JUNIO 2021
9 OPTIMIZACIÓN DEL PROCESO DE
PAGOS “CENTRAL DE CUENTAS”
En la gestión financiera y en el ciclo de pagos, se adoptó una nueva
estrategia que permite contar con un modelo de responsabilidad transversal,
con dos características esenciales: i) todos los sectores y macroproyectos
hacen parte de la cadena de producción de la información, a través de
certificación de la pertinencia y exactitud de la misma; ii) Los interventores
y supervisores se convierten en actores relevantes en la calidad de la
información y en la oportunidad para la revelación de la misma.
Con relación, al proceso de pagos, lo optimizamos a través de la
creación de un grupo de trabajo que actúa como una “central de cuentas”,
que incorpora mayores puntos de control, estableció tiempos máximos por
proceso de revisión, fortaleció la capacitación y el entrenamiento y aseguró
un único proceso de principio a fin. Con esta mejora estamos obteniendo
tiempos de pago entre 18 y 30 días, algo nunca visto en la entidad, lo cual asegura
el flujo constante de recursos hacia los contratistas y evita la parálisis de las obras.
A través de esta estrategia logramos crear un vehículo que transita en las dos vías:
“contratista con flujo de fondos constante y el Fondo con flujo de obras terminadas
constante”. Durante el año 2020, se realizaron pagos efectivos a contratistas por valor de
$349 mil millones.
10 IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN
PREDIAL Y CONTROL DE ACTIVOS
Para asegurar el registro oportuno de los predios que el Fondo Adaptación
debe adquirir para desarrollar los proyectos, se estructuró una estrategia, que
consistió en conformar un equipo de trabajo experto, para que adelante las
acciones y trámites necesarios con aseguramiento del debido proceso, y
así, contar con la disponibilidad de los bienes.
Con el desarrollo de esta estrategia alcanzamos tres grandes
objetivos: i) persuadir a los propietarios para que cedieran sus bienes a
través de una compensación económica y así alcanzar el bien común de
una región o del país; ii) adelantar los procesos agotando todas las etapas
que definen las disposiciones legales vigentes; y iii) se logró sanear los
estados financieros de la entidad, al incorporar toda la propiedad que se
ha adquirido desde que empezó la entidad. Fue a través de esta estrategia
que se cerró la gestión predial para las obras que se adelantan en Gambote,
Santa Lucía y Gramalote.
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GERENCIAR LOS PROYECTOS A TRAVÉS
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SISTEMAS INFORMÁTICOS PSA (PROJECT
SERVER ADMINISTRATION)
Esta estrategia, enfocada a buscar que la entidad disponga de una
infraestructura tecnológica de punta, nos permitió poner en completo
funcionamiento la herramienta PSA - Project Server Administration, a
través de la cual se gestionan los cronogramas de detalle de las obras
y se controla la ruta crítica de las mismas; además, se dispone de un
“business inteligence” que nos permite determinar de manera temprana
el efecto que se tiene por los retrasos en las obras, en cuanto a costo y
tiempo, y nos alerta para que empecemos a adelantar de forma oportuna
los posibles procesos de incumplimiento. Hoy la entidad cuenta con un
equipo PMO – Project Management Office - de seguimiento de proyectos,
entrenado en la herramienta y especializado en gerencia de proyectos.
La tecnología nos ha demostrado que es un excelente vehículo para alcanzar
los resultados, para el caso del Fondo Adaptación son más de 2.200 proyectos que
hemos gestionado a través del PSA -, donde queda documentada toda la gestión de
conocimiento, para que la entidad aprenda sobre lo aprendido. Esta herramienta es una
obligación contractual que se establece con todos los contratistas e interventores, y que
asegura que todos manejemos la misma información, sobre cada uno de los proyectos en
ejecución.
12 IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
INFORMACIÓN FINANCIERO – SIFA
Con esta estrategia, también enfocada al fortalecimiento institucional
tecnológico, se logró la implementación de una herramienta que permite
la administración de la cadena presupuestal y de pagos (Sistema de
Información financiera Fondo Adaptación SIFA), y además, ha permitido
ordenar, depurar y optimizar la gerencia de información de la entidad y
alcanzar mayor efectividad en tiempos, en toda la cadena de contratación
y de pagos.
Con la incorporación de estas tecnologías la entidad está mostrando
un mejor orden, control y visibilidad de la información, lo cual propicia un
ambiente de transparencia.
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